Sex tips till att få användarna att älska CRM-systemet

Ett väldigt vanligt problem är att det är svårt att få sina användare att faktiskt logga in och börja använda det skimrande nya CRM-systemet. Detta är ett stort problem eftersom man inte drar nytta av det verktyg som skall effektivisera sälj och marknadsföringsarbetet. Ett CRM-projekt kräver investering både i form av tid och pengar. Detta är en investering man gärna ser en avkastning på.

Salesforce gör kontunerligt undersökningar genom enkäter med sina kunder och har i dessa sett att man i genomsnitt har ökat sin vinst med 37% vid en lyckad implementation. Nyckelordet är just “lyckad implementation”. Om man fortsätter att arbeta på samma vanliga gamla sätt så är risken stor att CRM-system inte börjar användas och hela investeringen faller bort.

Men om du lyckas med ditt CRM-projekt och att användarna börjar använda CRM-systemet effektivt så kan vinsterna vara väldigt stora. Nycklen ligger i att få användarna att använda CRM-systemet som sitt huvudsakliga verktyg. Här får du sex tips som hjälper dig att öka användandet av ditt CRM-system.

1. Epost integration

Epost och kalender är nog dem vanligaste vektygen för en modern säljmedarbetare. För att öka användandet se till att det finns en bra integration mot epost-systemet så att man enkelt kan hitta kontaktuppgifter eller information om ett säljprojekt utan att man behöver lämna epost-verktyget. Det är också viktigt att man på ett snabbt och enkelt sätt kan spara viktig epost-kommunikation i sitt CRM-system.

Om du kan få dina användare att använda CRM-systemet och informationen som finns i det utan att faktiskt behöva logga in i det så gör det arbetsdagen enklare. Och vem vill inte ha en lättare arbetsdag?

2. Telefonintegration

Har du en säljorganisation som använder telefonen mycket? Då skall telefonen naturligtvis integreras. Detta så att man snabbt kan få informationen på skärmen om vem det är som ringer och vilka relationer man har till hen utan att behöva söka. Detta är en funktion som används länge i olika typer av call-center både för telemarketing och olika typer av service och support funktioner. Detta är något som skall användas i marknadsförings och försäljningsorganisationen.

Systemet kan nu hjälpa dig att boka dina samtal mot rätt objekt och även följa och spela in t.ex. hur länge ett samtal varar. Ny teknik med AI kommer att utveckla denna funktionen längre och kunna analyser vem som pratar och vad som sägs och till och med hjälpa och guida säljaren genom processen.

3. Gör ditt CRM-system till ett nav

Om alla medarbetarna i en organisation använder sig av CRM-system så blir informationen i systemet mer värdefullt och nyttjandet ökar automatiskt. Det är därför viktigt att Sälj, Marknad och Service & Support alla har tillgång till systemet. Glöm inte att ge ledningen tillgång så att dem själv kan gå in och få viktig nyckelinformation och göra uppföljningar utan fördröjning.

4. Gör det enkelt

Det skall vara enkelt, snabbt och smidigt att använda CRM-systemet. Använd så få tvingande fält som möjligt. Detta kommer säkert påverka dina möjligheter att rapportera men datakvalité kommer med att systemet används. Detta betyder inte att man inte skall använda sig av tvingande fält – det skall naturligtvis göras där det behövs men man skall hela tiden försöka minska detta så mycket det går.

Det är också viktigt att hela processen från prospekt till avslutat säljprojekt och support till kund är standardiserat. Om alla jobbar på samma sätt är det enklare att anpassa CRM-systemet så att det blir smidigare att jobba i det. Processen skall vara dokumenterad och varför inte direkt i CRM-systemet. Detta gör det enklare att gå tillbaka om man glömt hur något speciellt steg skall göras men det gör det också lättare att få nya medarbetare att bli effektivare fortare.

5. Utbildning

Detta är kanske lite doh! Men trots detta är detta ett steg som det slarvas med. Det är inte bara när man rullar ut sitt nya CRM-system som man skall utbilda. Detta måste ske kontinuerligt – det kommer nya säljare och man glömmer över tid – speciellt dem moment som man kanske inte gör så ofta. Det är därför bra om utbildningsmaterialet finns tillgängligt hela tiden så att användarna kan gå tillbaka och titta över detta med jämna mellanrum. Varför inte spela in utbildningen och göra denna tillgänglig vid behov?

6. Integrera andra system

Att mata in information flera gånger är inte bara tråkigt och tar tid – det finns också en stor risk att något blir fel i den manuellt processen. Som användare kommer du också att bygga upp ett motstånd mot dessa processer och risken är överhängande att man helt undviker dem.

Den absolut vanligaste integrationen är mot affärssystemet så att man inte behöver skapa ordrar manuellt efter en avslutat affär, men det är också vanigt att man vill se vilka fakturor som skickats och hur bra kunden är på att betala. Det är också vanligt att man vill koppla in externa support system eller produktionssystem.

Men igentligen finns det inga begränsningar på vad man skall och kan integrera. Man bör istället fundera utifrån vilken information man kan behöva i dem olika stegen och var denna integrationen kan hittas.

Detta var sex snabba tips om hur du kan få dina användare att älska ditt CRM-system. Du behöver följa alla men om ju fler av dessa du följer ju större är chance har du att få användarna att nyttja CRM-systemet till fullo! Tycker du att jag har missat något viktigt tips så får du gärna lämna en kommentar i fältet nedan!